Kaj je virtualni asistent?

Vrtualni poslovni asistent

V času recesije in globalne krize, so podjetniki začeli bolj gospodarno razmišljati in temeljito preverjati vse stroške v podjetjih. Predvsem manjši podjetniki, ki so samozaposleni ali pa imajo samo enega ali par zaposlenih so ugotovili, da imajo probleme v administraciji in z njo povezanimi
dejavnostmi.

Virtualni asistentČe je podjetnik samozaposlen, si sam ureja dokumentacijo, preglejuje prejeto pošto, piše fakture in dopise, izdeluje ponudbe in povpraševanja, običajno pa potem vse izdane in prejete fakture še transportira k računovodki in skrbi za dostavo na DURS in SPIZ. Malo večji podjetniki imajo zaposlene tajnice, ki večino tega dela opravijo, vendar pa je takega dela za cca 1-2 uri dnevno, ostalo pa je neproduktivno oglašanje na telefon, kuhanje kavice in urejanje nohtov. Če je ta tajnica žena lastnika je to mogoče še sprejemljivo, drugače pa odločno prevelik strošek (bruto plača, malica, prevoz na delo, bolniška odsotnost, dopusti, odsotnost zaradi bolezni otrok…).

Virtualni tajnikKer novodobno podjetništvo temelji na računalniški podpori, na dobrih spletnih straneh in ažurnem delovanju na socialnih omrežjih, bi morala dobra tajnica obvladati tudi spletno asistenco. Takšnih tajnic pa ni veliko, če pa jo najdete, je njena bruto plača precej velika. Odgovor na vse naštete težave je virtualni asistent ali pa virtualna tajnica.

In kaj je virtualni asistent? To je strokovno usposabljen posameznik ali še bolje skupina posameznih strokovnjakov z različnih področij. Ti ljudje so povezani v timu in delajo za veliko podjetnikov, preko svojih računalnikov od doma ali pa v svojem centru. Za vsako pogodbeno stranko opravijo dogovorjeno delo s tem, da vsak opravi del za katerega je strokovnjak. Zaradi tega je delo opravljeno hitro in strokovno, naročnik pa plača samo porabljen čas in materialne stroške. Tako vam lahko opravljajo naslednje storitve:

  • Pregledajo evidentirajo in prepošljejo prejeto pošto (Za to storitev prenesete naslov za poštni nabiralnik). Prejeta pošta se skenira in pošlje na vaš e-majl, da ste na tekočem.
  • V imenu vašega podjetja se oglašajo na vaš telefon (za to storitev vam odprejo stacionarno ševilko ali VOIP), vse klice zabeležimo in vam dnevno pošljejo poročilo, urgentne pa prevežejo na vas ali pa vas obvestijo z SMS.
  • Sprejemajo FAX-e in vam jih posredujejo.
  • Urejajo in oblikujejo dopise, ponudbe, povpraševanja in ostalo in pošiljajo na naslove (pošta, fax, e-mail).
  • Organizirajo knjigovodske in računovodske storitve.
  • Skrbijo za pravočasno dostavo potrebnih dokumentov na državne institucije.
  • Organizirajo sestanke in potovanja (doma in v tujini).
  • Organizirajo raziskave trga in promocije.
  • Skrbijo za ažuriranje spletnih strani.
  • Skrbijo za upravljanje profilov na družabnih omrežjih.
  • Oblikujejo vsebine za spletne strani in družabna omrežja.
  • In še veliko drugih storitev po dogovoru.

Virtualni asistentTorej virtualni asistent ni bav bav, temveč nujnost, če se želite znebiti na prvi pogled neproduktvnega, pa vendar nujnega dela, ki bo tako opravljen profesionalno in pravočasno. In vse to za bistveno manj denarja, kot vas stane sedanja tajnica, poleg tega pa virtualni asistent ne zahteva bolniške, dopusta in letnega regresa.